Referat fra bestyrelsesmøde

Vi havde bestyrelsesmøde d. 9/4-2018.

Referatet ses herunder:

Referat - Bestyrelsesmøde i SMUK teater Mandag den 09. april 2018 19.00 i Skarrild Karstoft Kultur- og idrætscenter (mødelokalet). Fraværende Peter F. Steffensen (syg), Malene – Afbud. Kristina har som suppleant stemmeret.

Pkt.1 -Valg af ordstyrer Mia

Pkt.2 -Referat fra bestyrelsesmøde 13-02-2018 (godkendelse af / kommentarer) Lidt stavefejl – ellers godkendt.

Pkt.3 -Økonomien i foreningen (Foreningen og projekter) Siden sidst: Første gang Smukke Ord er kommet i regnskab og det er indenfor Budget. Støtte fra Nordea Fonden er tilkommet. Forplejning/efterfest tilgået. Regnskabet ser lovende ud.

Pkt.4 -Sponsorater (Hvad skal vi kunne tilbyde?) Peter laver oplæg, som vendes på næste bestyrelsesmøde.

Pkt.5 -Status på de forskellige projekter i foreningen. Smukke ord: Første gang var en succes. Anden gang er 30. april, der er stadig ca. 20 billetter tilbage. Lineup er på plads, der arbejdes stadig på offerlam. I rum Sø – klar til audition på søndag. Der er god interesse – også fra nye folk.

Efter møde med Århus Tech er der en god fornemmelse omkring samarbejde. Det samme med DOK1 i Århus. Vi er spændte på audition og på at se hvem der kommer.

Nitouche: Manuskript skrevet i påsken – stort set færdig. Der mangler lidt tekster til et par sange, men det er vist også det. Vi er ved at være klar til audition. Der skal bruges 20-25 medvirkende. Spilletid på ca. 2 timer er et gæt. Vi havde et fedt scenemøde med Arne og Gert – de havde nogle rigtig gode input. Mia, Line og John har selv kontakten til sceneholdet (Arne, Gert, Aage).

Pkt.6 -Fremlæggelse af Budget for ”Frøken Nitouche” til godkendelse. Dj, Musik, oversættelsesafgift, leje rolle hæfter er fastlagt. Nogle af posterne er budgetteret konservativt. Der søges underskudsdækning hos Kulturelt samråd. Budget er enstemmigt godkendt (Mia og John forholdt sig neutralt).

Pkt.7 -Kommunikation: Samlet punkt omhandlende kommunikationsstrategi i foreningen, herunder: Retningslinjer og ansvarsområder for reklame/opslag omhandlende foreningen og dens gøremål. Retningslinjer og ansvarsområder for de enkelte projekters reklame/opslag. I begge tilfælde: Sociale medier, hjemmeside, pressekontakt. Thomas har lavet oplæg til kommunikationsstrategi: Opdelt i Kerne, Projekt og Uformel. Webmaster: Hjemmeside ansvarlig Sociale media ansvarlig: For hele foreningen (Redaktør). (SO-ME ansvarlig).

Kerne: Opdelt i hjemmeside og Socialemedier/facebook – skal disse 2 ping/ponge? Hele oplægget ligges på google drev, derdor ikke yderligere specificering her. Opdelingen bliver indtil videre således: Presse: Mia Web: Thomas Facebook: John Thomas laver et oplæg til næste møde. Andet: Dokumenter, Logoer, osv. gemmes altid på Google Drev. (Husk korrekt datoformat først) Andet: Der oprettes mailadresse (gmail) for funktioner som fx formand, samt for projekter (fx smuk.nitouche)

Pkt.8 - Ansvarsområder i foreningen/bestyrelsen. Mia har taget dette punkt med for at få lidt ideer om hvad fx formandens opgaver er i bestyrelsen. Det ville være en god ide at få defineret de forskellige roller/ansvarsområder. Næstformand: Menigt medlem, der er stedfortræder for formand. Kaaserer: Regnskab/Økonomi Sekretær: Dagsorden / referater. Indkaldelse ordinære møder. Indkaldelse til GF i samarbejde med Formand. Formand: Presse Ansvarlig / Foreningens ansigt udad til (og indadtil). Kontakt ind i foreningen. Kritik/ros/overholdelse af vedtægter og arbejdsgange. Ekstraordinære beslutninger og indkaldelse til ekstraordinære møder. Indkaldelse til GF i samarbejde med Sekretær. Afholdelse af GF.

Pkt.9 - Behandling af forslag til vedtægtsændring på næste GF: §5 stk. 3 Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer. Valget gælder for 2 år. Der vælges skiftevis fire medlemmer i ulige år og tre medlemmer i lige år. Der vælges derudover 2 suppleanter, 1 revisor og evt. en revisorsuppleant, alle for et år. Suppleanter har ret til deltagelse i bestyrelsesmøder, dog uden stemmeret. En kasserer kan vælges uden for bestyrelsens midte. §5 stk. 5 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fem medlemmer er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Motivationen er at der kommer flere opgaver, der skal laves og der bliver mange opgaver til samme opgaver. Ulempe kan være at der er flere der skal være med til at tage beslutninger. Er tiden til det nu? Det besluttes at: Vi venter et år, med dette forslag, eller i tilfælde af behovet opstår tager vi en Extraordinær GF for at få udvidet bestyrelsen.

Pkt.10 - Forslag til ændring af dato for GF fra 11. juni til 12.-13. eller 14. juni: Tirsdag den 12. Juni Kl. 19.00 i SKKIC blev besluttet. Peter og Peter er på valg og modtager genvalg. Suppleanter er begge på valg og modtager ikke genvalg.

Pkt.11 -Orientering fra Kulturelt Samråd Herning. (fast punkt) Thomas informerer omkring Kulturelt Samråd. Thomas er kommet med i forretningsvalget og tror vi får rigtig meget glæde af at være medlemsforening. Kulturfest 2018 – Vi er blevet spurgt om vi vil lave et indslag til 14. Juni. Umiddelbart er der sagt nej tak, men måske næste år vi allerede skal have i tankerne at det kunne være interessant at deltage med et indslag.

Pkt.12 -Næste møde. Et møde inden GF: Tirsdag 15. maj kl. 19.00 i SKKIC.

Pkt.13 -Evt. Forslag: Musikere: Foreningen/projektet betaler medlemskab for musikere, så de er forsikret. Dette kommer i foreningens regnskab. (Beslutningen tages op næste møde).

Mødet afsluttet 21.54.