Referat fra bestyrelsesmøde

13-02-2018 var der bestyrelsesmøde i SMUK teater.

Referatet følger herunder:

Referat -Bestyrelsesmøde i SMUK teater Tirsdag den 13. februar 2018 19.00 i Skarrild Karstoft Kultur- og idrætscenter (mødelokalet). Til stede: Mia Husum Poulsgaard, Peter Thaisen, Peter Fyrstenborg Steffensen, Kristina Thisted Nielsen, Thomas Thisted og John Eg Pedersen. Afbud fra: Malene Kirkegaard. Referent: John eg Pedersen

Pkt.1 -Valg af ordstyrer Kristina Thisted Nielsen valgt.

Pkt.2 -Referat fra bestyrelsesmøde 01-11-2017 (godkendelse af / kommentarer) Referat godkendt. Note: John laver liste over foreslåede musicals 01-11-2017 som et dokument til google drev vi kan rette i. Disse titler kommer ikke til at figurere i referater.

Pkt.3 -Evaluering af ”Der var engang?” Ordene fra projektleder Thomas er meget sigende for evalueringen af stykket: ”Vi kan klappe os selv på skulderen”! Der er stor ros til holdet hele vejen rundt. Tilbagemeldingerne fra publikum er positive og vi fik en rigtig god all-round ros fra musicalteatrets besøgende. John roste den kreative gruppe og takkede for samarbejdet, der har været præget af rutiner fra året forinden, samtidig med at vi har fornyet os. Fremragende. Holdet af skuespillere gjorde det fantastisk og sammenholdet blev i januar rigtig godt. Dog skal vi passe på med ikke at tillade folk at bringe for meget negativitet med ind i gruppen hjemmefra. Lys har givet den en kæmpe skalle i år og fik stor ros. Lyd er kørt nogenlunde, men samarbejdet var ikke på niveau med Showtime. Resultatet blev dog ret godt. Arbejdsforholdene var måske også nemmere (pga placering af musikerne). Kæmpe arbejde af PR, der er virkelig kommet meget ud til pressen og på facebook/hjemmeside.

Der var for meget fraværd i år. Her skal der strammes op og vi behøver måske ikke være ligeså large som vi har fået for vane. Scenen blev super flot og der er stor ros til både scenebyggere, scenehold og scenograf. En ting der er værd at huske til fremtidige møder med scenebyggerne er at spørge ind til om de har nogen de mener skal have en reklame i programmet. I år var Silstrup Put & Take og Tømrer Bent Lund taget ud. Vi er nok nød til at spørge ind da forventningen fra scenebyggerne kan være ”at det sikkert er som det altid har været”. Bandet blev rost i store vendinger. Ruben gjorde et rigtig flot arbejde som kapelmester, og sammen med Kristina og Thomas fik vi nogle dejlige sange med i musicalen. Demoerne var dejlige at arbejde/øve med. Det skal vi huske i fremtiden. Det var en rigtig god ide at tage en sangdag på Kibæk skole, måske vi kan gøre det igen i fremtiden. Døren er stadig åben da Mia tog noget af det overskydende kage med til dem på skolen. Kostumerne i ”Der var engang?” var meget flotte. Det er et kæmpe arbejde der er gjort. Stor ros. Bearbejdningen af stykket er vi tilfredse med. Den kreative gruppe har formået at gøre stykket til vores eget, og tilbagemeldingerne har været positive.

Pkt.4 -Resultat af ”Der var engang?” Vi er tilfreds. Med antallet af tilskuere kunne det ikke være meget bedre. Overskudet er fordelt imellem SMUK og musikerne. Se regnskabet for det endelige resultat.

Pkt.5 -Håndtering af evaluering af ”Der var engang?” med scenebyggerne (ønsket). Scenebyggerne (Arne og Aage) har ønsket en form for evaluering. John arrangerer møde mellem dem og Thomas og John.

Pkt.6 -SMUKKE ord. Der er lavet budget for Smukke ord, hvor der er budgetteret med udgifter op til kr. 3.000. Quick Puljen hos Kulturelt samråd er søgt af Thomas og kr. 3.000,00 er allerede bevilget. Forventet resultat af SMUKKE ord i foråret er 0 kr.

Pkt.7 -Økonomien i foreningen / Foreningsregnskab Se regnskabet. Det ser godt ud og går fremad stille og roligt, som det gerne skulle fortsætte. Der er ikke flere forventede indtægter i dette regnskabsår.

Pkt.8 -Efterfest (For ”Der var engang?” og/eller SMUK året ?) I fremtiden kunne en fælles fest i forbindelse med generalforsamling give god mening, da vi har flere projekter igennem om året. I år sørger Mia, Peter og John for at afholde efterfest for ”Der var engang?”. SMUK støtter denne fest med kr. 1.000,00.

Pkt.9 -Præsentation og beslutning omkring teaterstykke i efteråret 2018. Thomas Thisted og Peter Thaisen fremlagde deres oplæg til et endnu ukendt teaterstykke (måske 2). Selve præsentationen kommer på google drev, har Thomas lovet. Planen er at spille i oktober måned 2018 på Dok1 i Århus og Scene7 i Herning. Det kan nævnes at der mht. teknik er planer om et samarbejde med Århus Tech. Der forventes at skulle bruges ca. 6-10 medvirkende i de 2 stykker der er på tale. Thomas fremlagde et budget for projektet. Projektet blev godkend af den øvrige bestyrelse, imens Peter T. og Thomas forholdt sig neutralt. Det bliver spændende at følge projektet.

Pkt.10 -Skarrild Byfest 2018.

John foreslår at gå videre med ideen om at lave et samarbejde med byfesten i Skarrild. John og Mia arbejder videre med en ide til et musikalsk indslag og tager en snak med Byfest udvalget. Det forventes at der kan laves en aftale med Byfestudvalget, om at de tager evt. udgifter

til en musiker. Der forventes derfor ingen udgifter til SMUK teater. Skulle dette billede ændre sig skal det afklares med bestyrelsen forinden.

Pkt.11 -Frøken Nitouche. Som aftalt på et hurtigt møde i opløbsugen ti l”Der var engang?” blev disse personer endnu engang udpeget for at få det med i referatet her: Instruktør: John Eg Pedersen Projektleder: Line Husum Poulsgaard Thomas Thisted står for økonomien og deltager i styregruppen. Desuden har Thomas lovet at være backup, såfremt Line får job langt væk. Kristina Thisted Nielsen har tilbudt at stå for kostumer og Peter Thaisen har tilbudt at stå for scenografien. Begge tilbud tages med til den snak instruktør og projektleder snart skal have. John fortalte at han forventer stykket skal skrives en del om. Desuden ønsker John at få Mia Husum Poulsgaard med på instruktør-holdet. Hvilket de selv får på plads.

Pkt.12 -Orientering om kompetencematrix. Thomas Thisted fremlagde em kompetencematrix i Excel, der giver et godt overblik over hvilke områder vi er stærke og svage på. Samt en god måde at holde styr på hvilke personer vi med fordel kan drage nytte af at involvere. Indtil videre offentliggøres den ikke, da der også kommer nye regler for persondata, der også vil gælde foreninger. Der åbnes op for bestyrelsen til kommentering.

Pkt.13 -Beslutning af dato for generalforsamling (juni 2018) Der indkaldes til GF 4 uger før. Der indkaldes på mail og facebook. Ikke medlemmer er velkomne med har ikke stemmeret. Dator for generalforsamling: Mandag 11/6 kl.19.00.

Pkt.14 -Næste møde.

Næste møde afholdes i april. John indkalder når budget for Frøken Nitouche er klar.

Pkt.15 -Evt.

Peter kunne godt tænke sig der var en ramme for hvilke sponsorater vi kan tilbyde. Peter vil gerne om vi en anden gang kan synliggøre hvem børnebilletter gælder for bedre. I forbindelse med snakken om billetter undersøger Thomas hvad DATS billetten kan tilbyde. Thomas fortæller at Kulturelt Samråd samles 28/2. Thomas vil stille op til forretningsudvalget. Thomas foreslår at vi kunne overveje at ændre vedtægterne mht. antallet af bestyrelsesmedlemmer til: 5 til 7 medlemmer. Dette tager vi med på næste møde. Thomas ønsker at alle filer uploadet til google drev fremadrettet starter med datering: ÅÅÅÅ-MM-DD. I april udsendes opfordring til fornyelse af medlemskab. Mia foreslår at vi finder en overordnet PR-ansvarlig for SMUK teater. Der kan evt. skelnes imellem PR, web , og sociale medier. Dette tages med på næste møde.